Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарських, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному  соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться за основним місцем роботи, а запис про роботу за сумісництвом вноситься в трудову книжку за проханням працівника.

На підставі трудової книжки власник або уповноважений ним орган при прийомі на роботу працівника може зробити висновок про досвід роботи, про кваліфікацію працівника, прийняти рішення щодо прийому на роботу або обґрунтовано відмовити в цьому. Трудова книжка підтверджує необхідний стаж роботи за спеціальністю, що потрібно відповідно до чинного законодавства України для заняття певної посади або для виконання певної діяльності.

Крім того, трудова книжка є основним документом, що підтверджує стаж роботи, необхідний для призначення пенсій працівникам, яких приймають на роботу вперше.

Трудова книжка оформлюється не пізніше п’яти днів після прийому на роботу.

Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом. Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитися у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Для працівників, який працює у фізичної особи, існує особливий порядок внесення записів у трудову книжку. Записи про прийняття на роботу або звільнення з роботи працівників проводяться фізичною особою  на підставі укладених з ними письмових договорів, які у свою чергу підлягають реєстрації у державній службі зайнятості. Причому строк такої реєстрації не повинен перевищувати одного тижня з моменту фактичного допуску працівника до роботи. Записи до трудової книжки, крім того, підтверджуються Підписом посадової особи органу державної служби зайнятості й засвідчуються його печаткою.